Сложность управления проектами может быть не очевидна, но она объективна. Поэтому возникает необходимость обеспечения выполнения определенных бизнес-процессов, критичных для работы предприятия.
В проекте участвует множество объектов различной природы, оказывающих взаимное влияние друг на друга и являющихся источником всевозможных проблем, – это организации, люди, бизнес-процессы, технологии. Задача того, чтобы из этой мозаики составить систему, которая будет способствовать более эффективной реализации стратегии предприятия и достижению его бизнес-целей или цели проекта, ложиться на проектный офис.
Существует немало объективных факторов, влияющих на успех проекта. Основная задача менеджера проекта, возглавляющего проектный офис, состоит в том, чтобы нивелировать влияние этих факторов и не допустить возникновения ошибок и перерастания их в проблемы. Менеджер проекта - лицо которому вверен проект, предприятие и ресурсы.

Менеджеру приходится решать целый комплекс задач, связанных с такими аспектами, как:

• детальное планирование работ большого количества людей, участвующих в проекте;
• координирование действий поставщиков компонентов системы, внешних и внутренних консультантов и подразделений предприятия;
• планирование, выделение необходимых для выполнения проекта ресурсов (временных, финансовых, материальных) и контроль за их эффективным использованием;
• документирование проекта;
• выявление проблем и организация необходимых мероприятий по их решению;
• нахождение компромиссов в подходах к решению задач между сотрудниками, руководством, поставщиками;
• контроль качества выполняемых работ;
• и др.

Использование привлеченного проектного офиса (аутсорсинг) предполагает:

• разработку и создание специальных технологий, алгоритмов, методик и других инструментов для управления проектом;
• выполнение работ, на качественном уровне, с использованием накопленного опыта специалистов виртуального офиса;
• сокращение временных затрат на выполнение работ;
• снижение риска финансовых затрат при исправлении ошибок;
• снижение риска потери инвестированных средств и потерь связанных со снижением деловой активности;
• снижение риска недополучения прибыли и других рисков, которые происходят при неудачном завершении проекта.

Наибольшее достоинство аутсорсинга управления проектом – это существенное повышение вероятности успешного завершения проекта в рамках временного и финансового бюджетов, что позволит компании раньше получить ожидаемую от проекта отдачу, воспользоваться новыми конкурентными преимуществами, и с большей эффективностью достигнуть поставленных бизнес-целей.